Revisionsverksamhet: Fungerande informationshantering

Ämnesområdet Fungerande informationshantering omfattar ämnen som gemensamma dataflöden i statens ekonomiförvaltning, statsnivåuppgifternas tillförlitlighet, produktionsverksamhetens effektivitetsutveckling, utveckling av koncerninformationen, statens riskhantering och interna kontroll samt budgetefterlevnad.

Revisionen som utförs i effektområdet Fungerande informationshantering säkerställer till väsentliga delar att statsbudgeten efterlevs och att det finns en fungerande intern kontroll i skötseln av statsfinanserna. Från och med 2020 utförs revisionen av lagligheten hos skötseln av statsfinanserna och budgetefterlevnaden på ett förnyat sätt. Detta gäller särskilt redovisningsrevisionen i effektområdet.

Utveckling av revisionen av budgetefterlevnaden och lagligheten hos skötseln av statsfinanserna (redovisningsrevision)

Med hjälp av redovisningsrevisioner säkerställer revisionsverket att uppgifterna om statsfinanserna är tillförlitliga och användbara och att god förvaltning förverkligas. Tillförlitliga uppgifter om statsfinanserna och statens ekonomiska ställning säkerställer hållbara offentliga finanser. Kärnan i revisionsverkets expertis och insikter skapas genom och utifrån revisionerna. Revisionsverket stöder reformer och ändringar i den offentliga verksamheten genom sin sakkunnigverksamhet såväl under revisionerna som i projekt för utveckling av förvaltningen samt genom inlägg, artiklar och all interaktion.

En redovisningsrevision som revisionsverket utför uppfyller verkets alla strategiska effektmål både som revisionsform och med sin frågeställning. Utöver själva revisionen påverkar redovisningsrevisionen genom sakkunnigverksamhet både under revisionerna och på alla forum som är relevanta för påverkan. Genom de omfattande och regelbundna kontakterna i samband med redovisningsrevisionen bidrar revisionsverket till att främja principerna för god förvaltning och sprida god praxis för skötseln av statsfinanserna, stärker riksdagens budget- och lagstiftningsmakt samt stöder den förvaltning som är underställd statsrådet i skötseln av statsfinanserna.

I revisionen av budgetefterlevnaden granskas de väsentligaste revisionsfrågorna centraliserat under planeringsperioden. Kriterierna för den centraliserade granskningen fastställs enhetligt för alla bokföringsenheter. När revisionen genomförs utnyttjas dataanalyser och inga begränsningar per bokföringsenhet görs. Förutom den centraliserade budgetefterlevnadsgranskningen beaktas verksspecifika särdrag i genomförandet och efterlevnaden av budgeten.

Revisionen av de gemensamma dataflödena i skötseln av statsfinanserna har också till väsentliga delar centraliserats. Målet med revisionen är att granskningen av de gemensamma dataflödena i skötseln av statsfinanserna till väsentliga delar kan göras centraliserat ända fram till den nödvändiga transaktionsgranskningen. Testningen av kontroller genomförs beträffande de gemensamma processerna både vid granskningen av servicecentret och på ämbetsverken. I samband med revisionen görs inga begränsningar av enskilda bokföringsenheter.

Den verksspecifika revisionen ordnas enligt principerna för teamverksamheten så att teamen får granskningsansvaret för flera ämbetsverk. Målet är att verksspecifika särdrag beaktas även då revisionen organiseras. Genom att beakta verksspecifika särdrag när en teambaserad granskning organiseras blir det lättare att inrikta planeringsperiodens revision på de händelser och verksamhetsprocesser som är mest väsentliga med tanke på ämbetsverken.

Under planeringsperioden lämnar vi revisionsberättelser om statsbokslutet samt revisioner av ministerier, andra bokföringsenheter och vissa fonder. Revisionsverkets granskning omfattar alltjämt ministerier och bokföringsenheter som enligt lagen ska upprätta bokslut, vissa statliga fonder utanför budgeten samt statsbokslutet.

Under planeringsperioden utvecklar vi digitaliseringen och programrobotiken på samtliga delområden av revisionen så att nya förfaranden kan införas snabbt och effektivt. Målet är att fortsättningsvis automatisera dataöverföringar och utveckla analytisk granskning med hjälp av material av olika slag. Under granskningsperioden utvecklas redovisningsrevisionen så att dataanalys kan utnyttjas i allt större utsträckning och den kan inriktas riskbaserat med hjälp av en analytisk granskning och automatisering. I denna utveckling utnyttjas bland annat centraliseringen av uppgifter så att det manuella arbetet kan minskas och centraliseras ytterligare. Målet är att genom automatiserad och centraliserad granskning hantera en betydande del av arbetet för att verifiera bokslutskalkylerna och noterna.

Utvecklingen av dataanalys för revisionens behov sker i nära samarbete med utvecklingen av revisionsmetoderna och organiseringen av granskningen. En omorganisering av revisionen bidrar till att fördelarna med att utveckla dataanalysen kan integreras i förfaringssätten så effektivt som möjligt. Metoder som är förenliga med standarderna för redovisningsrevision fungerar mycket väl även i revisioner som genomförs med hjälp av dataanalys.

I samband med att redovisningsrevisionen utvecklas inleds ett projekt för att utveckla informationssystemet. Målet med informationssystemet är att sammanställa revisionsprocessen i sin helhet och de viktigaste arbetsskedena och arbetsinstruktionerna i anslutning till den. Med hjälp av informationssystemet kan man också hantera arbetsfördelningen mellan teamen som utför redovisningsrevision.

Gemensamma dataflöden i statens ekonomiförvaltning

Gemensamma dataflöden i statens ekonomiförvaltning omfattar specifika gemensamma processer i ekonomiförvaltningen. Dessa processer är från behov till betalning, från beställning till indrivning, från bokföring till bokslut samt löneadministration och resor. Processerna är i huvudsak enhetliga vid alla statliga ämbetsverk och de sköts med enhetliga informationssystem. En central aktör i dessa gemensamma processer är Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. Till denna del kommer revisionen att i väsentliga delar centraliseras ända fram till den nödvändiga transaktionsgranskningen.

Målet med revisionen är att få tillräckligt med ändamålsenlig revisionsevidens beträffande riktigheten i boksluten för enskilda bokföringsenheter till den del bokslutshändelserna utformas i de gemensamma processerna: målet är att skapa ett ställningstagande som grundar sig på rimlig säkerhet om de berörda bokslutsposterna eller deras påståenden. Dessutom är målet att säkerställa att den interna kontrollen har ordnats på ändamålsenligt sätt och att bestämmelserna har iakttagits.

Revisionen av gemensamma processer planeras utifrån väsentlighet och risk så att revisionen effektivt kan svara mot identifierade risker och på så sätt säkerställa att processerna och de informationssystem som används i dem är regelbundna och att den interna kontrollen i anslutning till bokslutsinformationen är ändamålsenlig och tillräcklig. Med en revision som gäller gemensamma processer minskas som helhet revisionsrisken som ingår i utlåtandena för servicecentrets och dess bokföringsenhetskunders revisionsberättelser.

Revisionen av de gemensamma processerna utvecklas under planeringsperioden i revisionsteamet för gemensamma processer och i ett separat utvecklingsprojekt för redovisningsrevisionen. Detta förutsätter att förfaringssätten för redovisningsrevisionen ständigt förnyas.

Statsbidragsverksamheten måste vara effektiv och dess effektivitet måste utvärderas kontinuerligt. Detta är ett centralt krav som gäller både statsbidragsmyndigheten och sammanslutningar som får statligt stöd. En betydande årlig understödshelhet består av understöd som delas ut via intäkterna från penningspelsverksamheten. Penningspelsintäkterna har minskat årligen och därför är det eventuellt nödvändigt att prioritera understöden på ett nytt sätt. Då bör understödens effekt vara ett centralt kriterium när understöden beviljas.

Statsnivåuppgifternas tillförlitlighet och utveckling av koncerninformationen

Med hjälp av redovisningsrevision har bokföringsenheternas bokslutskalkyler granskats årligen. Under planeringsperioden görs revisionen fortfarande utan begränsningar av enskilda bokföringsenheter, men revisionen organiseras och genomförs på ett nytt sätt. Revisionen utförs i högre grad än tidigare med statsbokslutet som utgångspunkt. Revisionen riktas kraftigt utifrån väsentlighet och risk.

Statens bokslutskalkyler har granskats årligen och granskas fortsättningsvis. Informationsinnehållet i statens bokslutskalkyler bildas även i fortsättningen av bokföringsenheternas bokslutskalkyler, varvid deras tillförlitlighet också avgör om statens bokslutskalkyler ger en tillräcklig och riktig bild. Det saknas fortfarande väsentliga balansposter i bokföringsenheternas och statens balansräkning. Den mest betydande posten är försvarsmateriel. I balansräkningen fattas dessutom en del av nationalegendomen. Till denna del utvecklas statsnivåuppgifternas tillförlighet och informationsinnehåll ytterligare.

Koncernbokslut upprättas inte för statskoncernen. Statens olika aktörers interna transaktioner är väsentliga. Dessa är inte bara händelser mellan ämbetsverk, utan också händelser mellan staten och sammanslutningar som staten har bestämmande inflytande över. Under planeringsperioden stöder vi på ett för revisionsverkets roll lämpligt sätt projekt kring utveckling av koncerninformationen och gör oss redo att även granska koncerninformation. Enhetlig ekonomisk information om statskoncernen skulle bidra till bättre kontroll över helheten även på operativ nivå.

En betydande post av statens långvariga ansvar utgörs av ansvar i anslutning till pensioner som staten svarar för. I statsbudgeten utgör pensionsutgifterna en betydande utgiftspost. Syftet med revisionen är att skapa en helhetsbild av hur pensionerna förvaltas utanför den direkta skötseln av statsfinanserna. Dessutom är målet att skapa en helhetsbild av styrningen av andra än statliga aktörer och av hur den skiljer sig från den statliga styrningen. Målet är också att sammanställa en helhetsbedömning av statens pensionsansvar på lång sikt. I revisionen utreds hur man i skötseln av statsfinanserna har förberett sig på en ökning av det budgetfinansierade pensionsansvaret. Dessutom säkerställs att användningen av statliga medel som lagts ut på entreprenad till pensionsanstalter och -bolag är ändamålsenligt reglerad, övervakad och laglig.

Budgetefterlevnad

Budgetefterlevnad innebär att budgeten upprättats enligt gällande regler och bestämmelser och att förvaltningen använder anslag, inkomstkalkyler samt budgetutgifter och -inkomster enligt gällande regler och bestämmelser.

När statsbudgeten tillämpas är det viktigt att vara medveten om den budget som gäller vid tidpunkten och om de centrala budgetbestämmelserna. Under året ska man följa ändringar i budgeten, såsom riksdagens tilläggsbudgetar, tillstånd att överskrida förslagsanslag, kontoindelningsändringar och eventuella beviljanden av ofördelade anslag med användningsändamål samt eventuella ändringar i centrala bestämmelser om statsbudgeten. Revisionen främjar kännedom om budgeten som ett centralt styrdokument i statsförvaltningen.

I revisionen av budgetefterlevnaden fästs särskild uppmärksamhet vid

  • efterlevnad av centrala budgetprinciper

  • efterlevnad av bestämmelserna om brutto- och nettobudgetering

  • momentens användningsändamål

  • anslagstyper, anslagsöverskridande och -överföring

  • utgiftsgruppering

  • budgetmotiveringar och deras formuleringar

  • budgetering av fullmakter

  • allokering av utgifter, inkomster och fullmakter till finansåret.

Med hjälp av revision har det säkerställts att statsbudgeten är enhetlig och att förfaringssätten beträffande budgeteringen är tydliga. Revisionen följs i efterhand i samband med att statsbudgeten 2022 upprättas.

Statens riskhantering och interna kontroll

Användningen, införandet och utnyttjandet av ny digital teknik samt de snabba förändringarna i verksamhetsmiljön inom informations- och kommunikationsteknologin förutsätter snabba lösningar, tydliga verksamhetsmodeller, ansvarsfördelning och förutseende av den kommande situationen. Problemet med den nuvarande styrningsmodellen är att det inte går att tillräckligt snabbt och lägligt svara på nya utmaningar och risker som i och med de nya metoderna och teknikerna ökar både i fråga om sannolikheten och omfattningen. Nya tekniker och metoder medför också betydande och nya risker och hot, bl.a. i fråga om informations- och cybersäkerhet samt dataskydd. Hanteringen av dessa risker och hot blir allt viktigare i framtiden.

Med tanke på resultatet av ekonomin och statens totalinkomst är det av största vikt att beskattningsförfarandet är en fungerande och effektiv process. Till resultatet hör också att automatisera processen och å andra sidan sörja för att föreskrivna skatter samlas in i rätt mängd och i rätt tid. Lagen om beskattningsförfarande för skatter som betalas på eget initiativ gäller sedan 2017 och den har inte varit föremål för revisioner. I Skatteförvaltningen pågår sedan 2013 en reform av ett färdigprogram för beskattningen (Valmis-projektet). Projektet avslutas 2020 då alla skatteinformationssystem har ersatts med ett nytt enhetligt informationssystem. Systemet omfattar alla skatteslag.

Dessutom ger statsförvaltningens knappare resurser upphov till många slags risker med avseende på den digitala kapaciteten. Med tanke på utnyttjandet av informations- och kommunikationsteknik lider förvaltningen av att kompetensen är ojämnt fördelad. Förvaltningen har begränsade möjligheter att förnya sin kompetens. Om man försöker avhjälpa resursproblem eller eventuella brister i nuvarande kompetens genom utkontraktering finns risken att fel saker utkontrakteras eller att det sker på fel sätt.

Statsförvaltningen är i allt högre grad beroende av informations- och kommunikationstekniken, och digitala förfaranden och tekniker används i nästan alla verksamheter inom statsförvaltningen. I revisionen har det visat sig att halvfärdiga system överförs till produktionen, vilket bl.a. yppar sig som ofullständiga kontroller. En risk finns också i statsförvaltningens kompetens och förmåga att beställa stora IT-systemprojekt och övervaka deras implementering. Detta kan bl.a. leda till att ibruktagandet av systemet försenas väsentligt, att kostnadsberäkningen överskrids betydligt och att systemet delvis är föråldrat redan när det börjar användas.

I vår verksspecifika revision granskas alltid de viktigaste informationssystemen för skötseln av statsfinanserna och revisionen inriktas årligen på de mest relevanta informationssystemen.