Revisionsverksamhet: Fungerande informationshantering

Ämnesområdet Fungerande informationshantering omfattar ämnen som gemensamma dataflöden i statens ekonomiförvaltning, statsnivåuppgifternas tillförlitlighet, produktionsverksamhetens effektivitetsutveckling, utveckling av koncerninformationen, statens riskhantering och interna kontroll samt budgetefterlevnad.

Revisionsverkets granskning säkerställer i väsentliga delar att statsbudgeten efterlevs och att statens ekonomiförvaltning har en fungerande intern kontroll. Under planeringsperioden sker en genomgripande förnyelse av framförallt redovisningsrevisionen i vår granskning av ekonomiförvaltningens laglighet och budgetefterlevnaden.

Med hjälp av redovisningsrevisioner säkerställer revisionsverket att uppgifterna om statsfinanserna är tillförlitliga och användbara och att god förvaltning förverkligas. Tillförlitliga uppgifter om statsfinanserna och statens ekonomiska ställning bidrar till hållbara offentliga finanser. Kärnan i revisionsverkets expertis och insikter skapas genom och utifrån revisionerna. Vi stöder reformer och förändringar i offentliga verksamheter genom sakkunnigverksamhet såväl i anslutning till revisioner och granskningar som i projekt för utveckling av förvaltningen samt genom inlägg, artiklar och annan interaktion. Genom de omfattande och regelbundna kontakterna i samband med redovisningsrevisionen bidrar revisionsverket till att främja principerna för god förvaltning och sprida god praxis för skötseln av statens ekonomi, stärker riksdagens budget- och lagstiftningsmakt samt stödjer den förvaltning som är underställd statsrådet i skötseln av statens ekonomi.

Utveckling av redovisningsrevisionen

Under planeringsperioden centraliseras granskningen av budgetefterlevnaden i fråga om gemensamma revisionsfrågor. Kriterier för en centraliserad budgetefterlevnadsgranskning fastställs för alla bokföringsenheter. I genomförandet av granskningen utnyttjar vi dataanalyser och gör inga bokföringsenhetsvisa begränsningar. Förutom den centraliserade budgetefterlevnadsgranskningen beaktas verksspecifika särdrag i genomförandet och efterlevnaden av budgeten.

Vid redovisningsrevisionen rapporteras för varje kund om följande centraliserade helheter: granskning av budgetefterlevnaden, granskning av intern kontroll i gemensamma processer, granskning av effektivitetsinformation samt övergripande granskning av gemensamma processer. Granskningarna av budgetefterlevnaden, de interna processerna och effektivitetsinformationen utförs med beaktande av de enskilda ämbetsverkens särdrag. Övergripande granskning av gemensamma processer omfattar boksluten och noterna. Kundupplevelse och sparrning av ledningen hör också till den övergripande granskningen.
Figur: Granskning av budgetefterlevnad och ekonomiförvaltningens laglighet

Genomförande av granskningen av gemensamma dataflöden i statens ekonomiförvaltning centraliseras i väsentliga delar. Utvecklingsmålet är att granskningen av ekonomiförvaltningens gemensamma dataflöden i väsentliga delar kan ske centralt fram till den transaktionsgranskning som behövs. Kontrollerna för gemensamma processer testas både vid servicecentergranskningen och på ämbetsverken. Vi gör inte bokföringsenhetsvisa begränsningar av granskningen.

Den verksspecifika granskningen organiseras enligt teamprincipen så att teamen får granskningsansvar för flera ämbetsverk. Målet är att verksspecifika särdrag beaktas även då granskningen organiseras. Beaktande av verksspecifika särdrag när en teambaserad granskning organiseras underlättar inriktning av planeringsperiodens granskningar på väsentliga transaktioner och verksamhetsprocesser ur ämbetsverkens synvinkel.

Under planeringsperioden lämnar vi revisionsberättelser om statsbokslutet samt revisioner av ministerier, andra bokföringsenheter och vissa fonder. Revisionsverkets granskning omfattar alltjämt ministerier och bokföringsenheter med lagstadgade bokslut, vissa statliga fonder utanför budgeten samt statsbokslutet.

Under planeringsperioden utvecklar vi digitaliseringen och programrobotiken på granskningens samtliga delområden så att nya förfaranden kan tas i bruk snabbt och effektivt. Avsikten är att fortsätta automatiseringen av dataöverföring och utveckla analytisk granskning som utnyttjar material av olika slag. När dataanalys utnyttjas och granskningen inriktas riskbaserat med hjälp av analytisk bedömning och automatisering kan det manuella arbetet minskas och centraliseras i ännu högre grad. Målet är att genom automatiserad och centraliserad granskning hantera en betydande del av arbetet för att verifiera bokslutskalkylerna och noterna.

Utvecklingen av dataanalyser för granskningsbehov sker i nära samarbete med utvecklingen av granskningsmetoder och granskningens organisering.

Gemensamma dataflöden i statens ekonomiförvaltning

Gemensamma dataflöden i statens ekonomiförvaltning omfattar specifika gemensamma processer i ekonomiförvaltningen. Bland processerna finns anskaffning–betalning, beställning–indrivning, bokföring–bokslut samt löneadministration och resor. Processerna är i huvudsak enhetliga för alla statliga ämbetsverk och sköts med enhetliga datasystem. En central aktör i dessa gemensamma processer är Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. Härvid centraliseras granskningen i väsentliga delar fram till den transaktionsgranskning som behövs.

Statsnivåuppgifternas tillförlitlighet och utveckling av koncerninformationen

Bokslutskalkylerna för respektive bokföringsenhet har granskats årligen med redovisningsrevisionens metoder. Under planeringsperioden sker granskningen fortfarande utan bokföringsenhetsvisa begränsningar men dess organisering och genomförandesätt utvecklas. Granskningen sker i högre grad än tidigare med utgångspunkt från statsbokslutet.

Statens bokslutskalkyler har granskats årligen och detta försätter. Informationsinnehållet i statens bokslutskalkyler bildas även i fortsättningen av bokföringsenheternas bokslutskalkyler, varvid deras tillförlitlighet också avgör om statens bokslutskalkyler ger en tillräcklig och rättvisande bild. Det saknas fortfarande väsentliga balansposter i bokföringsenheternas och statens balansräkning. Den mest betydande posten är försvarsmateriel. Därtill saknar balansräkningen en del av nationalegendomen. Härvid kommer statsnivåuppgifternas tillförlighet och informationsinnehåll utvecklas vidare.

Koncernbokslut upprättas inte för statskoncernen. Det väsentliga här är interna transaktioner mellan statens olika aktörer, bl.a. mellan ämbetsverk samt mellan staten och sammanslutningar i vilka den har bestämmande inflytande. Under planeringsperioden stöder vi på ett för revisionsverkets roll lämpligt sätt projekt kring utveckling av koncerninformationen och gör oss redo att även granska koncerninformation. Enhetlig ekonomisk information om statskoncernen skulle bidra till bättre kontroll över helheten även på verksamhetsnivå.

Konkurrenslagändringens (721/2019) effekter på myndigheternas verksamhet granskas under 2020–2021. Vi tittar särskilt på konkurrenslagens särredovisningskrav för enheter som bedriver ekonomisk verksamhet i ett konkurrensläge på marknaden.

Budgetefterlevnad

Statsbudgetefterlevnad handlar om att budgeten upprättats enligt gällande regler och bestämmelser och att förvaltningen använder anslag, inkomstkalkyler samt budgetutgifter och -inkomster enligt gällande regler och bestämmelser.

När statsbudgeten tillämpas ska man vara medveten om vid var tid gällande budget och de centrala budgetbestämmelserna. Under året ska man följa ändringar i budgeten, såsom riksdagens tilläggsbudgetar, tillstånd att överskrida förslagsanslag, kontoindelningsändringar och eventuella beviljanden av ofördelade anslag med användningsändamål samt eventuella ändringar i centrala bestämmelser om statsbudgeten. Granskningen främjar kännedom om budgeten som ett centralt styrdokument i statsförvaltningen.

Granskningen av budgetefterlevnaden uppmärksammar särskilt

  • efterlevnad av centrala budgetprinciper

  • efterlevnad av bestämmelserna om brutto- och nettobudgetering

  • momentens användningsändamål

  • anslagstyper, anslagsöverskridande och -överföring

  • utgiftsgruppering

  • budgetmotiveringar och deras formuleringar

  • budgetering av fullmakter

  • allokering av utgifter, inkomster och fullmakter till finansåret.

År 2020 genomförs en separat granskning om budgetförfarandena. Målet med granskningen är att säkerställa att statsfinanserna sköts på ett ekonomiskt, effektivt och verkningsfullt sätt.

Statens riskhantering och interna kontroll

Införandet och utnyttjandet av ny digital teknik samt de snabba omvärldsförändringarna inom informations- och kommunikationsteknik förutsätter snabba lösningar, tydliga verksamhetsmodeller, ansvarsfördelning och förutseende av kommande situationer. Förvaltningens utmaning är att tillräckligt snabbt och lägligt kunna svara på uppkommande möjligheter och risker, vars sannolikhet och relevans ökar i och med de nya metoder och tekniker som kommer. Dessa medför också betydande risker och hot av olika slag, bl.a. i fråga om informations- och cybersäkerhet samt dataskydd. Hanteringen av dessa risker blir allt viktigare.

Dessutom ger statsförvaltningens knappare resurser upphov till många slags risker med avseende på den digitala kapaciteten. Med tanke på utnyttjandet av informations- och kommunikationsteknik lider förvaltningen av att kompetensen är ojämnt fördelad. Förvaltningen har begränsade möjligheter att förnya sin kompetens. Om man försöker avhjälpa resursproblem eller eventuella brister i nuvarande kompetens genom utkontraktering finns risken att fel saker utkontrakteras eller att det sker på fel sätt.

Statsförvaltningen är i ökande grad beroende av informations- och kommunikationstekniken, och digitala förfaranden och tekniker används i nästan alla verksamheter inom statsförvaltningen. Vid granskningen upptäcktes att halvfärdiga system överförs i produktion, vilket bl.a. framgår av att kontroller är halvfärdiga. Likaså finns det en risk i statsförvaltningens kompetens och förmåga att beställa stora IT-systemprojekt och övervaka deras implementering, vilket bl.a. kan framgå av att systemets införande försenas väsentligt, att kostnadsprognosen överskrids betydligt och att systemet delvis är föråldrat redan vid införandetidpunkten.

Vår verksspecifika granskning går alltid igenom de viktigaste datasystemen för statens ekonomiförvaltning och granskningarna inriktas årligen på de mest relevanta datasystemen.

Verksamhetens statsfinansiella betydelse påverkas alltjämt av att statsförvaltningens produktivitetsförbättringar i stor utsträckning bygger på användningen av nya datasystem och de nya arbetssätt dessa möjliggör. Härvid har datasystemen fått en central betydelse när det gäller att uppnå hållbarhet i de offentliga finanserna.